Системы документооброта

Документы являются информационной основой деятельности предприятия. Именно в документах сосредоточено до 85% информационных ресурсов любой компании. Документы сопровождают все основные бизнес-процессы и являются важнейшим управленческим ресурсом. Организация эффективного документооборота принципиально важна для организации финансового и управленческого учета на предприятии.

Основные проблемы в области документооборота:

• сложности в поиске нужных документов;
• несоблюдение сроков прохождения и исполнения документов
• утеря документов;
• невозможность контролировать статус работ по конкретному документу
• увеличение сроков прохождения документов по инстанциям.

Следствием неэффективной организации работы с документами является невозможность ответить на ключевые вопросы, связанные с деятельностью компании:

• какие решения принимались по данному проекту;
• какие документы и по каким проектам находятся в работе;
• история и текущий статус по проектам;
• как распределяется ответственность между конкретными и подразделениями

Максимально быстрым и эффективным способом решения проблемы плохой организации документооборота является переход к работе с электронными документами, организованной на базе системы электронного документооборота (СЭД).

Как выбрать систему электронного документооборота?

Современный подход к выбору СЭД предполагает использование следующих критериев при оценке систем:

• Наличие стандартной функциональности документооборота, такой как обеспечение требований делопроизводства, согласование, утверждение и контроль исполнения документов, создание резолюций, ознакомление сотрудников с документами, автоматические рассылки по e-mail уведомлений и документов, формирование Дел;
• Возможность хранения истории работы с документами;
• Простота настройки системы на новые виды документов;
• Интеграция с офисными приложениями (например, Microsoft Office), интеграция с существующими на предприятии приложениями, создание произвольной отчетности, использование стандартных средств настройки и доработки;
• Безопасность работы удаленных подразделений компании через web-браузер и по электронной почте;
• Средства групповой работы с документами и проектами;
• Календарное планирование и контроль занятости сотрудников по работе с документами;
• Реализация с использованием web-технологий;
• Простота работы с системой, легкость ее обслуживания;
• Низкая совокупная стоимость владения системой.

Преимущества решения «Технолинк»

Компания «Технолинк» осуществляет внедрение СЭД на основе технологической платформы ведущего мирового разработчика программного обеспечения Microsoft – продукта Microsoft MOSS, который с момента появления в конце 2006 года уверенно занял лидирующие позиции на рынке. Основные преимущества решения:

• Создание единой базы хранения и обеспечение сохранности корпоративной информации.
• Сокращение временных затрат на движение  документов между подразделениями благодаря доступности информации в режиме реального времени;
• Оптимизация процесса прохождения информации  и уменьшение количества ошибок при принятии управленческих решений благодаря доступности и актуальности данных;
• Исключение вероятности утраты документов;
• Прозрачность процесса согласования и утверждения документов;
• Контроль исполнения документов;
• Снижение степени влияния человеческого фактора;
• Возможность удаленной работы с документами.

Преимущества компании «Технолинк»:

• Наличие отраслевой экспертизы;
• Широкий спектр интеграционных платформ: SAP, Oracle, Microsoft, собственные разработки;
• Предоставление комплексного решения «под ключ»: предпроектный консалтинг, поставка и внедрение программного обеспечения и инфраструктурных решений, обучение пользователей, техническая поддержка;
• Более 50-ти успешных комплексных проектов в компаниях различного масштаба;
• Более 200 консультантов SAP, Oracle, Cognos, 1C;
• Наличие сертификатов и наград вендоров, подтверждающих статус и компетенции «Технолинк» в области внедрения бизнес-приложений и построения инфраструктурных решений
• Проектные технологии, основанные на 5-летнем опыте компании и проектных технологиях ведущих мировых вендоров. Система качества «Технолинк» сертифицирована по ISO 9001-2001;

Технолинк ваш надежный партнер.

Отправить запрос на сотрудничество